Yasada tebligatın elektronik yolla yapılması zorunluluğu ortadan kalktığı takdirde, ilgili kurum, kuruluş veya birlik tarafından 30 gün içinde PTT’ye gerekli bildirim yapılır. Elektronik tebligat adresi, bildirim tarihinden itibaren BİR AY içinde PTT tarafından kullanıma kapatılır. Ya da ilgilinin talebi üzerine talep tarihinden itibaren BİR AY içinde PTT tarafından kullanıma kapatılır. Kısıtlılık, ceza infaz kurumuna girme veya askerlik hizmeti gibi hukuki ve fiili sebeplerle elektronik tebligat hizmetinden yararlanma imkânı ortadan kalkmış muhatabın elektronik tebligat adresi, ilgilisinin bildirimi üzerine PTT tarafından bildirim tarihinden itibaren 30 güniçinde kullanıma kapatılır.
İŞLEMLER NASIL YAPILIR?
Elektronik tebligat adresinin kullanıma kapatıldığı an zaman damgasıyla kayıt altına alınır. Kullanıma kapatılan elektronik tebligat adresine tebligat yapılamaz. Ancak bu adres altı ay süreyle adres sahibinin erişimine açık tutulur. Kapatma işlemi ve elektronik tebligat adresinin altı ay süreyle erişimine açık tutulacağı hususunda, varsa adres sahibinin elektronik posta adresi veya telefon numarasına bilgilendirme mesajı iletilir. PTT, adres kapatmaya ilişkin talepleri, yedi gün yirmi dört saat esasına göre kesintisiz olarak alır. Elektronik tebligat adresi, kapatmaya ilişkin başvurunun yapıldığı tarihten öncesine etkili olacak şekilde kullanıma kapatılamaz. Kullanıma kapatılan elektronik tebligat adresi, farklı bir kullanıcıya tahsis edilemez.
BİLGİ BELGE GÖNDERME
PTT, elektronik tebligat sisteminin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi için gerekli bilgi ve belgeleri, ilgili kamu veya özel hukuk tüzel kişileri ile gerçek kişilerden ister. İlgililer, talep edilen bilgi ve belgeleri en geç 30 gün içinde PTT’ye göndermek zorundadır. Bu oldukça önemli bir husustur. Kişisel verilerin korunması yasası ile çelişmediği ölçüde uygulanabilecek bir yetkidir. Yetki karmaşası yaratmasına olanak sağlanmamalıdır. Kamu kurumları arasındaki bilgilendirmeler zaten yapılabilmekte olmasına rağmen, özel hukuk tüzel kişileri ile gerçek kişilerin de bu bildirim yükümlülüğü altında tutulması, oldukça geniş bir yetkilendirmedir.
ADRES REHBERİ
PTT, elektronik tebligat adreslerine ilişkin bilgileri içerir güncel bir adres rehberi oluşturur ve bu rehberi tebligat çıkarmaya yetkili makam ve mercilerin kullanımına sunar.Elektronik tebligat adres rehberine ilişkin usul ve esaslar, Bakanlığın uygun görüşü alınmak suretiyle PTT tarafından belirlenir.
SİSTEMİN GÜVENLİĞİ
PTT, UETS’nin güvenliğini ve bu sistemde kayıtlı verilerin muhafazasını sağlayacak her türlü tedbiri alır. Bunun için güvenli sistem ve cihazlar kullanır; bu sistem ve cihazlar ile bunların bulunduğu bina veya alanın korunmasını sağlayacaktır.
Ayrıca PTT, bilgi güvenliği, veri tabanı yönetimi, bilgisayar ağları ve veri koruması gibi teknik alanlarda yeteri kadar uzman personel istihdam eder veya ettirir. Bu personel, konusunda yeterli meslekî deneyime sahip ya da ilgili alanlarda eğitim almış olmak zorundadır.
PTT, UETS organizasyon şemasında, istihdam ettiği veya ettirdiği tüm personelin görev tanımını ve dağılımını gösterir.
TEKNİK KRİTERLER
Elektronik tebligat sisteminin etkin, verimli ve güvenli bir şekilde yürütülmesi için PTT’nin kullanacağı sistemler ve cihazlar hakkındaki teknik kriterlere ilişkin usul ve esaslar Bakanlık tarafından belirlenir.
Arabulucu Avukat Nurdan HERİS