İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ, kamu kurumları ile büyük ölçekli işletmelerin artan arşiv yükünü azaltmak amacıyla geliştirdiği Dijital Arşiv Yönetim Sistemi'ni kullanıma sundu. Fiziksel arşivlerde yaşanan depolama sorunları, belge kaybı riski ve erişim güçlüklerine çözüm sunmayı amaçlayan sistem, arşiv süreçlerini dijital ortama taşıyarak iş akışını hızlandırıyor.
İLK UYGULAMA HAYATA GEÇİRİLDİ
Projenin ilk aşamasında İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ'nin fiziksel arşivleri dijital ortama aktarıldı. Geçmiş yıllara ait binlerce sayfalık belge taranarak elektronik sisteme yüklendi, indeksleme işlemleri tamamlandı ve kullanıcıların ihtiyaç duydukları belgelere saniyeler içerisinde ulaşabilecekleri altyapı oluşturuldu. Dijital dönüşüm sayesinde fiziksel belgelerin zamanla yıpranmasının önüne geçilirken, belge kaybı riski de önemli ölçüde azaltıldı. Ayrıca belge arama, erişim ve paylaşım işlemlerinin hızlanmasıyla birlikte iş gücü ve zaman tasarrufu sağlandı.
KAĞIT TÜKETİMİNİ AZALTMASI HEDEFLENİYOR
Yeni sistem, evrakların fotokopi alınarak farklı birimlere fiziksel olarak ulaştırılması ihtiyacını da ortadan kaldırıyor. Belgelerin güvenli şekilde dijital ortamda paylaşılabilmesiyle kağıt kullanımının azaltılması, baskı maliyetlerinin düşürülmesi ve doğal kaynakların korunmasına katkı sağlanması amaçlanıyor. Sistem, kurumsal verimliliğin artırılmasının yanı sıra çevresel sürdürülebilirlik çalışmalarına da destek vermeyi hedefliyor.
BELEDİYE İŞTİRAKLERİNDE YAYGINLAŞMASI PLANLANIYOR
İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ tarafından geliştirilen Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, İzmir Büyükşehir Belediyesi iştiraklerinin kullanımına sunulmaya başlandı. İştiraklerin ardından belediyenin hukuk biriminde de sistemin devreye alınması planlanıyor. Bu sayede belediye bünyesinde faaliyet gösteren farklı kurumların arşiv süreçlerinin ortak bir dijital altyapı üzerinden yürütülmesi hedefleniyor. İlerleyen dönemde ise belediyeler, kamu kurumları, üniversiteler, sağlık kuruluşları ve büyük ölçekli özel işletmelerin de sistemden yararlanması amaçlanıyor.
BELGELERE SANİYELER İÇİNDE ULAŞILABİLİYOR
Dijital Arşiv Yönetim Sistemi yalnızca belge tarama hizmeti sunmuyor. OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisi sayesinde fiziksel evraklarda yer alan bilgiler okunabilir dijital verilere dönüştürülüyor. Kullanıcılar; belge türü, tarih, sicil numarası veya anahtar kelimeler üzerinden hızlı arama yapabiliyor. Ayrıca QR kod ve barkod destekli takip sistemi sayesinde fiziksel bir belgenin teslim alınmasından dijital ortama aktarılmasına kadar geçen tüm süreç anlık olarak takip edilebiliyor. Sistemin mevcut Elektronik Belge Yönetim Sistemleri ile entegre çalışabilecek şekilde geliştirildiği de belirtildi.
ON BİNLERCE SAYFA KISA SÜREDE DİJİTALLEŞTİRİLİYOR
Yüksek performanslı tarama altyapısı ve hibrit yazılım mimarisiyle geliştirilen sistem, web tabanlı yönetim ekranlarıyla toplu tarama süreçlerini tek platformda buluşturuyor. Bu altyapı sayesinde on binlerce sayfalık fiziksel arşiv kısa sürede dijital ortama aktarılabiliyor. İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ, geliştirdiği Dijital Arşiv Yönetim Sistemi ile hem belediye iştiraklerinde hem de farklı sektörlerde dijital dönüşüm süreçlerini hızlandırmayı, güvenli ve sürdürülebilir bir arşiv yönetimi altyapısı oluşturmayı hedefliyor.
