Taşınmazın bulunduğu yerden farklı bir ilde tapu işlemi gerçekleştirilmek istenmesi durumunda, taraflar birden fazla ise ne yapılacak? Yönetmelik bu konuyu da herkesin aynı birime başvuru yapması gerektiği şeklinde düzenleyerek çözmüş. Taşınmazın birden fazla maliki, her biri kendi bulunduğu yerdeki bir birim ile iş ve işlem yapma yetkisine sahip olmayacak. Taraflar, bir tek birimi belirleyecek, tümü aynı birime başvuruda bulunacak.
Hem mülkiyeti devir eden ve hem de mülkiyeti devir alacak olanlar için bu durum geçerlidir. Devir eden ile devir alanın aynı birimde olması gerekli değildir. Ancak devir edenler ile devir alanlar kendi aralarında, aynı birime başvurmak durumundadırlar. Bir istisnası, devir alacaklardan bir kısmının, devir eden ile aynı birimde bulunabilmesine olanak sağlanmasıdır.
MAL DEĞİŞİMİ
Mal değişim işleminde, taraflar aynı anda devreden ve devralan durumunda olduğundan her iki tarafın da başvurusu alınır. Resmî senet ilk başvurunun yapıldığı birim tarafından hazırlanır ve resmî senedin hazırlandığı birim devredenin bulunduğu birim olarak kabul edilecektir. İşlemin yapılması için gerekli belgeler eksiksiz olarak başvurulan birime sunulur. Her iki tarafa ilişkin tanık veya tercüman bulundurulmasının gerekmesi halinde, tanık ve tercümana ilişkin belgelerin de başvuru anında ibrazı gerekmektedir. Başvurunun alınmasından sonra resmî senet hazırlanır. Resmî senet içeriğinde, düzenleme yeri olarak devreden ve devralanın bulunduğu birimlerin isimleri yazılır ve resmî senedin bu Yönetmelik kapsamında düzenlendiği belirtilir.
İŞLEM USULÜ
Resmî senedi hazırlayan birim akdin taraflarına randevu saatini bildirir. Akdin tarafları imza aşamasında aynı anda birimlerde hazır bulunur. Aynı anda birimlerde hazır bulunmamaları halinde tarafların imzası alınmaz. Taraf imzaları birbirine müteakip alınır. Resmî senet yevmiye defterine kayıt edilerek işlem tamamlanıncaya kadar tarafların birimlerde bulunması esastır. Resmî senet, işlem taraflarının bulunduğu birimlerce görevlendirilen personel tarafından, müdür ve/veya görevlendirilen memur gözetiminde, ilgili taraf ile hazır bulundurulan tanıklar ve tercüman huzurunda yüksek sesle okunur. Taraflar isterlerse resmî senedi kendileri de alıp okuyabilirler.
İMZA VE MÜHÜR SÜRECİ
1. Resmî senet, resmî senedi hazırlayan birimde bulunan tarafça “okudum” yazılarak imzalanır. Taraf imzası alındıktan sonra resmî senedi hazırlayan görevli personel ve müdür veya müdürün yerine görevlendirilen memur tarafından imzalanarak, daire mührü ile müdürün imza yeri mühürlenir. Elektronik imza ile elektronik ortama aktarılarak akdin diğer tarafının bulunduğu birime gönderilir.
2. Resmî senet, mülkiyeti devralan tarafça “okudum” yazılarak imzalanır. İmzaların tamamlanmasından sonra mülkiyeti devralan tarafın bulunduğu birimdeki görevli personel ve müdür veya müdürün yerine görevlendirilen memur tarafından imzalanarak daire mührü ile müdürün imza yeri mühürlenir. Bütün imzalar tamamlandıktan sonra görevli personel tarafından elektronik imza ile elektronik ortama aktarılarak hazırlayan birime gönderilir.
3. Yurt dışı birimlerde resmî senedin ilgili kısımlarının tamamı görevli personel tarafından imzalanır ve mühürlenir.